[Música] Hola Mi nombre es César Jiménez y soy advisory Solution consultant para TX en service Now el día de hoy junto con mi compañera lisette Rosario Solution consulting de recursos humanos veremos Cómo se puede hacer un better Together entre it asset management y recursos humanos Oh hr para crear una experiencia extraordinaria con el colaborador Muchas gracias César es un placer estar aquí compartiendo Estas ideas del Cómo podemos hacer una mejor experiencia para los diferentes colaboradores y también el poder utilizar todas las automatizaciones que puede ofrecer servic Now vamos a iniciar Quiero presentarles un un slide para que hablemos del de los diferentes situaciones que vamos estar abordando en esta demo y eh Para eso me voy a estar ayudando de este flujo en el que les quiero platicar un poco del contexto de lo que nos han platicado diferentes organizaciones cuando se enfrentan con la problemática de poder entregar diferentes activos para las personas que están ingresando a la organización en el caso de la solución de service Now Nosotros le llamamos un pre onboarding y después Cómo el colaborador va transicionando hacia un onboarding específica ente para el tema del prom boarding nos referimos a todas estas actividades que tiene que realizar el colaborador cuando todavía es un candidato y que todavía no es su día su primer día de de inicio de labores y entonces tiene que realizar algunas de esas tareas Cómo pueden ser el hacer aprobaciones de algunos documentos nda revisión de políticas algunos vos que quieran ser compartidos eh por parte de la organización previo a que sea ese día uno y dentro de Estas actividades una de ellas es que tiene que seleccionar su equipo de cómputo eh y que también esta experiencia desde el día uno sea extraordinaria con esto no solamente se facilita la gestión internamente y se reducen las diferentes tareas que se puedan tener en el equipo sino también se puede mejorar la productividad que va a tener este colaborador desde el momento en que está ingresando a la organización muy bien Ahora lo que les voy a compartir es eh son tres personas las que vamos estar abordando en esta demo el primero de ellos es Carlos que es este colaborador que todavía se encuentra como candidato que ya es un candidato seleccionado Y entonces eh Cómo es que va realizando todas las diferentes actividades para después ver desde la perspectiva de su gerente el Cómo también le va acompañando en este camino y con todas las actividades que también tiene que estarlo acompañando para que también siga teniendo una experiencia extraordinaria en en la organización y finalmente vamos a tocar también el Cómo el administrador eh casy va a estar atendiendo todas las diferentes necesidades que se requieren como parte de este proceso muy bien entremos con Carlos Carlos ha recibido una un correo electrónico en su correo personal y en este correo personal lo que recibe es un username y un password con el cual puede accesar a través de su equipo móvil o a través de su portal acá vienen diferentes detalles le explica muy general eh Cuáles son las diferentes toos que tiene que estar realizando Durante este proceso pero ya que cambiemos a la aplicación eh vamos a observar el Cómo va a ir resolviendo todas las diferentes eh actividades que correspondan en en en este proceso eh Vamos a entrar con con la aplicación ahora lo que estamos observando en en esta pantalla es eh las diferentes actividades que tiene que estar realizando el colaborador eh Para poder eh revisar esta información bien Ahora de desde cómo está observando la aplicación Carlos en su equipo móvil Bueno lo que está observando ahora en primer lugar son todas estas diferentes comunicaciones que son específicas para una persona que está ingresando a la organización después si continuamos viendo algunas otras funcionalidades tiene la parte de Eh mi viaje con el que va a estar haciendo todas las tareas que van a ser asignadas como parte de este pre onboarding y algunas notificaciones que va a estar recibiendo también como parte de este proceso vamos a revisar Cuáles son estas actividades en esta en este rápido vistazo puede estar observando aquellas tareas que les fueron asignadas y que ya eh se vencieron algunas que van a poderse realizar y que ya están por vencerse y también puede revisar la totalidad de todas las actividades también como parte de esta nueva experiencia pues tiene algunos cursos de entrenamiento que son recomendados que no son obligatorios pero que también puede estar teniendo como esta experiencia diferenciada desde antes de poder ingresar a la organización ahora vamos a Estas actividades vamos a echar un vistazo en el Cómo van ocurriendo estas tareas algunas de ellas como pueden observar tienen que ver con los entrenamientos con diferentes eh módulos con diferentes cursos también es posible que se agreguen algunos documentos para que puedan ser firmados previo a que el colaborador esté entrando a la organización y entonces de manera muy sencilla ya va a ir completando todas estas tareas una de sus tareas también tiene que ver con el solicitar su equipo de cómputo entonces Carlos lo que tiene que realizar es poder seleccionar alguno de los equipos que tiene disponibles puede puede hacer la solicitud de una PC de una macbook y dependiendo de de El diferente de los diferentes componentes que tiene que tiene este esta pues puede estar seleccionando eh aquí es como un paquete lo que lo que está seleccionando por ser una persona que está ingresando a la organización hace el requerimiento Y entonces simplemente hace la confirmación para que eh muy rápido pueda hacer eh la solicitud del equipo que que tiene de su preferencia así de de sencillo es como va a estar interactuando con estas diferentes actividades una vez que va realizando todas estas tareas por supuesto que se va actualizando como su su tablero inicial con el que está realizando estas Estas actividades y ahora lo que quiero es eh compartirles una vista del lado de la jefatura en donde van a estar teniendo como eh las diferentes actividades que que corresponden ahora lo que están viendo en pantalla tiene que ver con este portal de la de la jefatura en donde las comunicaciones que vemos son diferentes a las que veía previamente Carlos acá podemos mandar contenidos dirigidos para los diferentes perfiles que tenemos dentro de la organización y los podemos hacer tan interactivos como deseemos en el sentido de que pueden revisar políticas pueden interactuar con videos con algunos otras formas formas de comunicación tiene por supuesto la la forma sencilla de hacer alguna búsqueda y le va estar mandando todos los diferentes elementos tanto de artículos como de recursos de servicios que puede disponer este colaborador también podemos observar todas aquellas actividades que tiene que realizar como es un un una jefatura la que está visualizando este portal pues tiene eh diferentes espacios en donde puede estar teniendo resumen de sus diferentes requerimientos o diferentes eh atenciones que necesita si viendo este portal también tiene algunos links que pueden ayudarle a resolver su día a día de manera sencilla algunas aplicaciones que necesite estar teniendo de manera rápida y que no tenga que estarse moviendo con diferentes portales o que no tenga que estarse logando con diferentes eh aplicaciones y que sea muy rápida la interacción que se requiera para poder realizar su trabajo sin ninguna interrupción tiene algunos otros espacios ya no voy a entrar más a detalle de esta parte pero para que ustedes conozcan que pueden personalizar Toda esta experiencia y ponerla a disposición de El colaborador y que también pueden seleccionar Cuáles son los contenidos que quieren poner a disposición de de cada uno de ellos voy a ir específicamente para revisar la parte del acompañamiento que está haciendo a su equipo de trabajo en este espacio lo que está observando es diferentes elementos en donde tiene un resumen de diferentes momentos de sus colaboradores algunos de ellos están por salir de la organización que es la parte del boarding algunos otros como el caso de eh Carlos que también está entrando a la organización y entonces aquí puede estar teniendo visualizando toda esta información de manera oportuna puede también ver a través de estas barras si ellos ya iniciaron con sus AC idades para que pueda estarlos apoyando en sus diferentes eh tareas y asignaciones como pueden observar en esta vista del lado de la jefatura la visibilidad que tiene el jefe pues es mucho más completa de lo que alcanzaba ver Carlos acá en cada una de las diferentes etapas va teniendo diferentes tareas y la ventaja que tiene esta vista es que no solamente Eh puede visualizar las que le corresponden a a María como manager sino también está visualizando aquellas eh que son responsabilidad de El del candidato seleccionado y por ejemplo en el caso de de esta solicitud en donde hizo el requerimiento Carlos del equipo de cómputo que también pueda apoyarlo en que tod todos la los diferentes componentes de activos que que solicitó Carlos pues sean atendidos de manera oportuna eh bien Ahora le voy a pasar la palabra a a César para que nos siga complementando con esta experiencia y qué sucede por detrás de todos estos procesos para que pueda seguir con este acompañamiento Muchas gracias Lis y justamente lo que vamos a ver ahora es qué es lo que pasa del lado del aset del activo Aquí yo estoy en la misma instancia que que está trabajando Lis y estoy entrando como cas con que es nuestra administradora de as assets o activos y en su propio espacio de trabajo yo voy a poder ver aquí Cuáles son las acciones importantes que tengo y la información que voy a requerir dentro de los activos y voy a entrar específicamente en la parte de las solicitudes en donde va a llegar por la parte de ya llegó por recursos humanos como toda este onboarding Pero qué va a pasar ahora con eh el entregar toda esta información no y aquí estoy viendo que justamente eh la solic que hizo hace unos momentos Lis voy a entrar a ver un poco más de detalle para la solicitud y aquí hay varias cosas que podemos o que tenemos que tener visibilidad acerca del monto acerca de lo que nos está costando el onboarding de un empleado pero también desde aquí yo voy a tener todo el requerimiento que voy a necesitar de Hardware y Software para el onboarding de Carlos Lima desde las aprobaciones en donde en este caso se aprobó de forma automática debido a que es una contratación que ya está preaprobada pero también desde aquí se van a ir generando tareas de forma automática dependiendo del proceso de onboarding que se vaya a tener en este caso se fue justamente a procurement porque tienen que hacer la adquisición de los assets que se están solicitando recordemos que en service Now nosotros podemos llevar software y Hardware y todo el ciclo de vida de los activos Al momento de que le damos en source request para ver qué es lo que nos están solicitando desde aquí vamos a poder llevar todo el tracking del Hardware y el Software que se está solicitando y no solamente el tracking sino la asignación por ejemplo aquí tenemos un Adobe acrobat DC professional y aquí podemos ver cuántas licencias tenemos Cuántas son las que nos solicitamos y ya sea que desde aquí le demos ubicarlo y que lo quitemos del conteo de las licencias con también podemos hacer la compra no y poder decidir o poder llevar como un tracking de lo que se necesita y está relacionado No nada más la compra de la licencia sino también los tipos de licenciamientos que se tienen y la cantidad porque a lo mejor va a haber una contratación adicional y desde ahorita queremos solicitar un segundo tipo de licenciamiento o también el Hardware donde nosotros podamos hacer la solicitud de una máquina y destinarla específicamente a donde nosotros la necesitemos ya sea un espacio virtual personal o ya sea una bodega en donde nos van a realizar como toda esta solicitud y al momento de que nosotros hacemos la compra se va a solicitar y no solamente se solicitará sino se va a generar también el flujo necesario para que ahora ya vaya al agente de compras y se haya hecho la solicitud del vendor y la necesidad e inclusive Nosotros también podamos ver cuándo se va a entregar Y qué es lo que se va a hacer en todo este flujo para ver no nada más lo que está solicitando sino todo el flujo y aquí entrando a la a la mac que nos está pidiendo para el onboarding también ver asignaciones cuándo está abierto y cuál es la cantidad o cuál es la frecuencia que se va a tener para que en su momento veamos como Carlos va a tener su su laptop y su paquete de software antes de que entre a a a trabajar esta es la historia completa del better Together entre el onboarding de recursos humanos y el flujo de activos Y cómo todo lo podemos hacer desde la misma plataforma Gracias César por esta presentación y esta demo ahora resumiendo lo que hemos visto en esa sesión eh queremos particularizar Como los diferentes tópicos que hemos ADO el primero de ellos hablamos del Cómo a través de la solución de service Now del Mobile y también de las diferentes tareas que le son asignadas al New hire fácilmente podemos habilitar la productividad desde el primer día laboral de los diferentes colaboradores independiente de cuál sea su rol y cuál vaya a ser sus actividades ya en en el campo eh se pueden particularizar Estas actividades dependiendo de la situación y sobre todo facilitando el equipo y las herramientas que se requieren previo a su primer día por otra parte desde la perspectiva de un gerente con el ejemplo que vimos de María pudimos eh ver cómo puede acompañar también los diferentes momentos y ciclos de vida de los colaboradores hicimos énfasis en la parte del onboarding Pero de igual manera como lo hace para un onboarding Puede ocurrir para un onboarding o para bien una transición de esa manera va facilitando las tareas de cada uno de de sus colaboradores en su equipo de trabajo y que también ella pueda tener el control y que le podamos ayudar a resolver fácilmente su día a día finalmente con la demo que nos presentó César con Casey lo que buscamos es mejorar la eficiencia operativa reducir todas estas actividades que a veces se vuelven muy complicadas cuando se realizan de manera manual y seguir mejorando las expectativas tener un un buen nivel eh de atención hacia los diferentes colaboradores entregando los activos dando un buen monitoreo a cada uno de ellos y también con los analíticos en tiempo real que le permitan accionar de manera oportuna a través de los diferentes dashboards que ya están integrados en la solución gracias por su tiempo y queremos Aprovechar ya estos últimos segundos para que si quieren conocer más de la solución que hemos presentado tenemos a algunos otros elementos con el escaneo de estos qrs pueden tener más información de cada una de las soluciones que les presentamos en esta sesión [Música] gracias